一、案情简介
甲公司成立于2002年8月，营业期限为20年，公司总共有两名股东，大股东持股比例占90%，小股东占10%，公司的日常运营管理均由大股东负责，小股东并不参与。2012年6月份，因营业期限即将届满，甲公司大股东希望延长营业期限使公司得以存续。根据《公司法》及《公司章程》的规定，公司可以通过修订公司章程的方式延长营业期限，而修订公司章程需召开股东会会议并做出决议。根据工商行政部门的实践做法，办理公司营业期限延长的变更登记必须递交相关材料，包括出席股东签章的股东会决议、章程修正案、公司章程等等。若有股东不出席不签章，则必须递交能够证明该股东收到会议通知并知晓通知内容等材料。本案中，由于小股东的不配合，导致原本简单的工商变更登记变得十分棘手。
二、实践操作中的困难及应对措施
（一）第一次寄送的会议通知被退回
由于小股东长期不参与公司经营管理，与大股东之间也无联系，因此大股东无从知晓有效的送达地址。根据《公司法》《公司章程》及工商行政部门的要求，会议必须提前十五日通知各股东。故为了证明会议通知确实于十五日之前到达小股东，公司选择采用邮寄公证的方式将会议通知寄送至小股东在工商登记部门登记的法定注册地。岂料，在通知寄出后第三天，公司收到邮政局的电话，称因查无此人，快件被退回。其后经我们实地调查得知，小股东早已搬迁，具体迁往地址不详。
我们携带证明通知已按照小股东法定地址寄送的公证书以及股东会决议等材料至工商局，不出意料的，工商局拒绝办理延长营业期限的变更登记，理由是公司的寄送行为不能证明小股东已收到通知并知晓通知内容，在通知未送达全体股东的情况下，股东会会议决议无效。
工商局要求公司必须证明小股东收到会议通知并知晓通知内容，也就是说，必须证明收到通知的的确是小股东，并且小股东查阅了该通知。从实践操作层面以及公司遇到的实际困难来说，该要求是高的，甚至是苛刻的，理由在于，首先，从法定而言，公司的注册地址与自然人的户籍地址的法律意义是一样的，除非合同中或股东之间有关于联系方式的其他约定，否则小股东的注册地址应当被认为是法定有效的送达地址。由于通知无法送达小股东的注册地址，因此哪怕公司按照其知晓的小股东实际经营地寄送通知，也会被认为是无效的送达，除非小股东自愿盖章对送达进行确认，在本案中显然小股东不愿配合。其次，即便小股东签收了会议通知，若之后不参加股东会，那么该签收行为依然无法直接证明小股东知晓会议内容，因签收不能代表知晓。
事实上，对于公司而言，现在能够证明小股东收到并知晓会议通知的方式只有两种：一种是公司找到小股东后，小股东愿意按照通知的时间地点准时出席会议；另一种是小股东愿意在会议通知上签章确认。然而针对本案而言，这两种方式显然都很奢侈。
（二）第二次寄送会议通知
面对上述困难局面，公司只能抱着试试看的心理，将会议通知再次通过邮寄公证的方式寄至小股东法定代表人的户籍地，在通知中说明要求其法定代表人转达小股东相关会议内容。
所幸，寄送至小股东法定代表人的会议通知被顺利签收，并且小股东按照会议通知约定的时间地点出席了会议，虽然其在会议中表示不同意延长营业期限，但由于根据《公司章程》的约定，延长营业期限的决议只需超过三分之二表决权的股东同意即可，故小股东的不同意并不影响决议的通过。
几经波折之后，公司向工商局递交了包括邮寄公证书、小股东盖章的委托他人出席股东会的委托书、小股东的受托人以及大股东盖章的签字股东会决议等材料，经工商局内部的再三审核，终于顺利办理延长营业期限的变更登记。
三、法理探讨——关于股东会会议通知“送达”的认定
就本案而言，虽然结果是好的，但过程不乏曲折，本案引发了笔者关于普通公司会议通知如何“送达”的思考。
《公司法》规定了召开股东会会议需提前通知各股东，但并未规定通知的方式。在公司实践中，大多数公司在公司章程中往往也会忽略关于送达的约定，一旦发生本案中的情形，对于公司经营势必会产生重大影响。笔者认为，在股东之间没有明确约定送达方式且股东不告知公司其有效的送达方式的情况下，公司向股东的住所地地址寄送会议通知的行为能够证明公司已经善意履行了通知义务，工商局依法应当办理相关登记，理由如下：
我国《公司法》只规定召开股东会应当于会议召开十五日前通知全体股东，对于通知送达的规则并未做详细规定。参照《上市公司章程指引》，《最高人民法院关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》，《国家工商行政管理局关于行政处罚案件告知当事人听证权送达方式问题的答复》中的相关规定，可得知，第一，就上市公司来说，法律允许公司在章程中规定，“公司通知若以邮件送出的，应当自交付邮局之日起第几个工作日内作为送达日期，”而非股东或董事收到邮件之日起作为送达日期。对于无记名投票的股东或其他无法获知送达地址的股东，公司可以以公告方式送达通知。第二，就法院文书的送达方式来说，在当事人拒绝提供自己的送达地址，经法院告知后仍不提供的情况下，可以以法人或者其他组织以其工商登记或者其他依法登记、备案中的住所地作为送达地址，或者公告送达。第三，就工商局的听证权送达方式来说，法人、经营单位或者其他组织没有收发部门，工商行政管理机关又无法在法人、经营单位或者其他组织的住所找到其法定代表人或其他负责人的，可以以公告的方式告知。
综上，法律从未规定被送达人必须收到且被已经知晓通知/法院文书等的内容才能被认作已送达，相反，法律充分考虑了实践中股东、当事人不提供送达地址的特殊情形，允许上市公司、法院、工商局采取其他方式送达，例如送达至法人的住所地、公告送达等。对于普通的有限公司而言，在股东中之间未有相关约定，并且股东不告知公司其联系方式的情况下，公司向股东的住所地寄送会议通知已经是公司能够穷尽的且合法的送达方式，对普通公司提出比对上市公司、法院、工商局更加严苛的送达要求显然是不合法也不现实。
